Archivos CSV en Microsoft Excel

Hoy explicaremos cómo trabajar con archivos CSV en Microsoft Excel. Se mostrará cómo cambiar el formato del archivo original para adecuar al formato final que necesitamos para cargar en LibreDTE (CSV separado por “;” punto y coma y codificado en UTF-8).

¿Usas LibreOffice o quieres conocer más sobre los archivos CSV en un video? Revisa el siguiente taller que se hizo en Youtube:

Guardar el archivo con codificación UTF-8 usando como separador “;” (punto y coma).

Una vez terminado el archivo para guardar el documento con codificación UTF-8 debe:

1.- En el menú de Excel, en la pestaña “Archivo”, hacer click en “Guardar como”.

2.- Al momento que emerge una ventana escogemos el nombre del archivo y posteriormente hacer click en “Tipo” para desplegar un listado de opciones la cual escogeremos “CSV (delimitado por coma)”.


3.- Al lado del botón “Guardar” existe la opción “Herramientas” donde haremos click para desplegar un listado y escoger la opción “Opciones web…”.


4.- En la nueva ventana que ha emergido seleccionar la pestaña “Codificación” y en la opción “Guardar este documento como” Seleccionamos la codificación UTF-8 para guardar este cambio procedemos a hacer click en aceptar y se cerrará automáticamente la segunda ventana


5.- Finalmente, volvemos a la ventana de “Guardar como”, hacemos click en el botón “Guardar”.

Guardar las fechas en formato AAAA-MM-DD

La única forma 100% segura para verificar que el archivo está correcto en cuanto a formato es abriendo el CSV con un editor de texto. Una buena idea, en Microsoft Windows, es usar notepad++. Al abrir el archivo se verá de la siguiente forma, donde podemos ver que en este caso el formato de la fecha es incorrecto, puesto que tiene formato DD-MM-AAAA.

.csv con formato de fecha incorrecto

Al verificar que no esta en formato AAAA-MM-DD debemos modificar en el archivo de la siguiente forma

1.- Seleccionar la columna que deseamos modificar formato.

2.- Hacer click en el botón derecho del mouse (Para desplegar un listado de opciones).

3.-Seleccionar opción “formato de celda”.

4.- En la ventana que se abrió recientemente debemos hacer click en la pestaña “Número”.

5.- Seleccionar opción “fecha” y seleccionar el formato correcto, en este caso AAAA-MM-DD.

Luego debemos repetir el paso inicial para guardar el archivo como CSV y tendremos el formato correcto si abrimos el archivo en el editor de texto.

.csv con formato de fecha correcto

Quitar el formato a las celdas

1.- Selecciona las celdas cuyo formato desee borrar. Al presionar Ctrl + E podrás seleccionar todas las celdas de la hoja de Excel.

2.- Luego que tenemos las celdas marcadas debemos hacer click en la pestaña “Inicio” de la página de Excel.

3.- En el grupo “modificar” hacer click en “Borrar”.

4.- En la opción borrar se despliega un listado y debemos seleccionar la opción “Borrar formatos”.

Guardar los números de una celda tal cual como se ven, o sea, si se ve 1000 que guarde 1000 en el CSV y no 1.000

La forma incorrecta en la que se vería el .csv sería de la siguiente forma:

.csv con error en formato de monto

Al igual que en el ejemplo anterior muchas veces los montos cuando son miles se añade un separador de miles “.” (punto). Para modificar este monto y quede sin separador de miles debemos.

1.- Seleccionar la columna o campo al cual queremos eliminar ese formato.

2.- Click en el mouse con el botón derecho encima del campo o columna y se despliega un menú, al cual daremos click en “formato de celdas”.

3.- En la siguiente ventana nos dirigimos a la pestaña “Número”, seleccionamos la “categoría número” que es la cual contiene el formato erróneo y que vamos a corregir.

4.- Allí podremos apreciar que se encuentra la opción de “usar separador de miles” activado y para añadir decimales una cantidad total de “2”

ERROR

5.- Para dejar la columna o campo sólo con número debemos desactivar la opción “usar separador de miles” y “posiciones decimales”, normalmente querremos que quede en 0, como muestra la siguiente imagen:

Finalmente hacer click en “Aceptar” para aplicar los cambios de formato de celda

Luego debemos repetir el paso inicial para guardar el archivo como CSV y tendremos el formato correcto si abrimos el archivo en el editor de texto.

.csv con formato correcto

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