¡Que no te estafen: cuidado con las facturas de compras!

Hace 2 semanas, el 28 de julio de 2019, se publicó una noticia titulada La millonaria pelea que enfrenta a una decena de factoring con Walmart, en esta explica el problema que enfrenta la empresa de Retail por, básicamente, no procesar adecuadamente sus compras.

El problema que tuvo este pobre Stormtrooper se reduce a los siguientes pasos:

  • La empresa A emite una factura a crédito a la empresa B
  • La empresa A envía la factura al SII, pero no a la empresa B
  • La empresa B no se entera que le emitieron la factura
  • Pasan 8 días y la factura es automáticamente aceptada por el SII
  • La empresa A vende a factoring la factura.
  • La empresa B es demandada por cobranza por la empresa de factoring.
  • La empresa A ya está lejos con el dinero.

¿Cuál fue el problema? Simple, la empresa B no revisó su registro de compras para ver que tenía la factura pendiente de procesar.

Muchas empresas por comodidad, sólo procesan las facturas que reciben en su bandeja de intercambio, y es peor, ya que algunas sólo procesan las que reciben en papel físico. Sin embargo, debemos recordar que: con la entrada en vigencia de facturación electrónica obligatoria para todos y más específicamente la modificación respecto al acuse de recibo automático después de 8 días y cambios al registro de compras y ventas (vigente desde 2017). Todo lo que es enviado al SII y está en estado “REGISTRADO” es legalmente válido.

Lo anterior significa, que si me emiten una factura a crédito por 10.000.000 y no la reclamé en los 8 días, la factura puede ser cedida a factoring e ir a proceso de cobranza.

Ya en este punto, demandados por la empresa de cobranza, se podría argumentar que el servicio nunca se prestó, que el emisor hizo una estafa y muchas cosas más. Sin embargo, la empresa de factoring  hará todo lo posible para recuperar su dinero. Recordemos que al ser cedida la factura al factoring, la empresa de factoring le pagó al proveedor. Ya que es suficiente respaldo que la factura esté en estado registrado en SII.

¿Deberíamos volver al antiguo sistema donde se firmaba cada factura en papel para poder cederla? ¡Pues no! No queremos volver hacía atrás.

Lo correcto es que nos preocupemos de nuestros documentos recibidos, de todos, y de clasificar estos según corresponda. Si algo no corresponde, debemos reclamar el documento. Para esto el SII tiene definido el mecanismo que es en la misma web del SII, en el registro de compras. También cada proveedor de software de facturación debería tener incorporada esta funcionalidad dentro de su aplicación ¿el tuyo no la tiene? ¡Cámbiate a LibreDTE ahora!

Pero, ¿cómo nos enteramos de las facturas que tenemos si el proveedor nunca la envía? muy fácil. En el registro de compras hay una sección llamada “pendientes” ahí está todo lo que aun no hemos procesado y que pasados los 8 días sin ninguna acción nuestra será aceptado de manera automática.

LibreDTE incorpora una sincronización con SII, para que en tu Dashboard de Facturación tengas claro cuantos documentos pendientes de procesar hay en el registro de compras, un resumen de ellos e incluso un listado completo con los datos de estos documentos. De esta forma, siempre podrás saber que documentos te han emitido (aunque no te lo hayan enviado) y si hay algo raro descubrirlo a tiempo, y que no te hagan un Walmart.

¿Eres contador? ¿Quieres supervisar múltiples empresas y evitar que se te pasen facturas? Contáctanos, tenemos la solución para ti.

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